در بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، نهادهای دولتی و حتی مراکز آموزشی، کنترل ورود و خروج افراد اهمیت بالایی دارد. با افزایش تهدیدات امنیتی، نشت اطلاعات، تخلفات اداری و حتی سرقت‌های درون‌سازمانی، دیگر نمی‌توان فقط به نیروی انسانی و لیست‌های دستی اکتفا کرد.

در چنین شرایطی، دستگاه کنترل تردد به عنوان یک ابزار هوشمند برای مدیریت ورود و خروج افراد به فضاهای مختلف مطرح می‌شود.

اما آیا صرف خرید یک سیستم یا دستگاه اکسس کنترل، نیاز امنیتی شما را برطرف می‌کند؟ پاسخ منفی است.

متأسفانه بسیاری از سازمان‌ها هنگام انتخاب و پیاده‌سازی این سیستم‌ها، دچار اشتباهاتی می‌شوند که نه‌تنها کارایی را پایین می‌آورد، بلکه در مواردی باعث اختلال در فرآیندهای داخلی یا حتی نارضایتی پرسنل و مراجعان می‌شود.

در ادامه به ۵ اشتباه پرتکرار در انتخاب و اجرای دستگاه‌های کنترل تردد می‌پردازیم و برای هر مورد، راهکار عملی ارائه می‌دهیم.

۱. نادیده‌ گرفتن نیازهای واقعی سازمان

بسیاری از تصمیم‌گیران، قبل از خرید دستگاه کنترل تردد، صرفاً به تبلیغات یا توصیه یک همکار اکتفا می‌کنند. آن‌ها بدون تحلیل دقیق نیازها، اقدام به انتخاب سیستمی می‌کنند که یا بیش‌ازحد پیچیده است یا نیازهای اصلی‌شان را برطرف نمی‌کند.

راهکار:

قبل از هر اقدامی، نقشه‌ واضحی از نقاط ورودی و خروجی، سطوح دسترسی، شیفت‌های کاری، موقعیت فیزیکی سازمان و نوع کاربران تهیه کنید. اگر سازمان شما دارای بخش‌های مختلف با سطح دسترسی متفاوت است (مثلاً مرکز داده، بخش مالی، انبار و …)، حتماً باید سیستم قابلیت تفکیک دسترسی داشته باشد. مشورت با تیم فنی و بخش حراست، پیش از خرید، الزامی است.

۲. انتخاب دستگاه اکسس کنترل بدون درنظر گرفتن نوع احراز هویت

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که باید در انتخاب دستگاه کنترل تردد بررسی شود، نوع احراز هویت آن است: کارت، رمز عبور، اثر انگشت، تشخیص چهره یا ترکیبی؟ متأسفانه برخی از سازمان‌ها فقط به ظاهر دستگاه توجه می‌کنند یا از روش‌هایی استفاده می‌کنند که مناسب شرایط‌شان نیست.

راهکار:

در محیط‌های شلوغ، استفاده از کارت ممکن است منجر به جا گذاشتن یا انتقال کارت بین افراد شود. در محیط‌های صنعتی یا سرد، اثر انگشت ممکن است عملکرد ضعیفی داشته باشد. سیستم تشخیص چهره، انتخاب مناسبی برای فضاهایی با امنیت بالا و تردد پایین است. بهترین راه، انتخاب دستگاه‌هایی با امکان ترکیب چند روش احراز هویت است تا سازمان بر اساس شرایط، آن را پیکربندی کند.

۳. بی‌توجهی به یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی

سیستم کنترل تردد نباید یک سیستم جداگانه و ایزوله باشد. اگر این سیستم با سیستم‌های دیگر مانند دوربین مداربسته، سیستم هشدار، اتوماسیون تغذیه، یا سامانه منابع انسانی هم‌زمان کار نکند، مدیریت یکپارچه امنیت سازمان دشوار خواهد شد.

راهکار:

هنگام خرید، مطمئن شوید که دستگاه کنترل تردد قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای دیگر از طریق API یا پروتکل‌های استاندارد را دارد. این موضوع در شرکت‌های بزرگ، مراکز صنعتی و سازمان‌های چندبخشی اهمیت دوچندان دارد. اگر سیستم اکسس کنترل شما به دوربین‌های نظارتی متصل باشد، هنگام عبور فرد مشکوک، ثبت چهره و زمان دقیق آن ساده‌تر خواهد بود.

۴. استفاده از دستگاه‌های ارزان و بی‌نام با پشتیبانی ضعیف

در بازار تجهیزات امنیتی، محصولات بی‌شناسنامه یا برندهای متفرقه با قیمت‌های پایین فراوانند. سازمان‌هایی که تنها به‌دنبال کاهش هزینه اولیه هستند، معمولاً سراغ چنین گزینه‌هایی می‌روند؛ اما پس از مدت کوتاهی با مشکلاتی مثل خرابی زودهنگام، نداشتن قطعات یدکی یا نبود پشتیبانی فنی مواجه می‌شوند.

راهکار:

همیشه کیفیت و پشتیبانی را در اولویت قرار دهید. بررسی تجربه دیگر سازمان‌ها، مطالعه نظرات کاربران، و بررسی مدت‌زمان گارانتی و خدمات پس از فروش، نقش کلیدی در انتخاب شما دارد. همچنین بهتر است سراغ برندهایی بروید که سابقه طولانی در حوزه امنیت دارند و به‌روزرسانی نرم‌افزار دستگاه کنترل تردد را به‌صورت مداوم ارائه می‌دهند.

۵. غفلت از آموزش پرسنل و نگهداری دوره‌ای

یک سیستم خوب هم اگر به درستی استفاده نشود، بی‌فایده است. بسیاری از سازمان‌ها پس از نصب دستگاه، آموزش لازم به اپراتورها نمی‌دهند. همچنین، با گذشت زمان، گردوغبار، اختلالات برقی یا حتی نوسانات شبکه ممکن است عملکرد سیستم را مختل کند.

راهکار:

پس از نصب دستگاه، یک جلسه آموزشی کامل برای تیم حراست، اپراتورها و حتی کاربران عادی (پرسنل سازمان) برگزار کنید. دستورالعمل استفاده از سیستم را به شکل قابل فهم تهیه و در دسترس قرار دهید. همچنین، برنامه‌ای برای بازبینی و سرویس دوره‌ای سیستم در نظر بگیرید. به‌روزرسانی نرم‌افزار، تست عملکرد حسگرها و بررسی حافظه دستگاه باید به‌طور منظم انجام شود.

سخن آخر؛ دستگاه کنترل تردد فقط یک ابزار نیست؛ یک زیرساخت امنیتی است

اگر تصور می‌کنید دستگاه کنترل تردد صرفاً وسیله‌ای برای ثبت ورود و خروج افراد است، بهتر است نگاه‌تان را تغییر دهید. این دستگاه بخشی از استراتژی کلان سازمان در حوزه امنیت، مدیریت منابع انسانی و نظم اداری است. انتخاب نادرست آن نه‌تنها باعث اتلاف هزینه، بلکه ممکن است امنیت فیزیکی و اطلاعاتی سازمان را به خطر بیندازد.

با پرهیز از اشتباهات رایجی که در این مقاله مطرح شد، می‌توانید مطمئن باشید که سرمایه‌گذاری شما در حوزه کنترل تردد، منجر به افزایش کارایی، امنیت و رضایت پرسنل خواهد شد.

کد خبر 891892